Dans un de mes derniers articles, je présentais l’importance de savoir compter sur les autres. Encore faut-il donner les moyens à la personne à qui l’on demande de l’aide d’accomplir sa tâche. Bien trop souvent, nous sommes amenés à confier certaines activités à un tiers pour être finalement déçus du résultat obtenu.
Les principaux écueils de la délégation
Schématiquement, la raison d’un échec suite à la délégation d’une tâche provient de 2 types de facteurs : soit la personne est insuffisamment compétente pour faire ce qu’on lui demande, soit elle n’en a tout simplement pas envie. Selon le cas, nous devons adopter une approche adaptée à ce manque de motivation et/ou de compétence. Max Landsberg dans son livre « The Tao of Coaching » nous propose une matrice très simple représentant le niveau de volonté et de compétence de la personne que l’on met à contribution selon une matrice comportant 4 cases.
La matrice s’utilise comme suit :
- Commencer évaluer la motivation de la personne et ses compétences pour réaliser la tache. Ceci vous permet de positionner la situation dans la matrice
- Identifier le style d’interaction à utiliser pour arriver à un résultat satisfaisant
- Œuvrer sur le long terme à augmenter les compétences et la volonté de la personne
Les clefs d’une délégation efficace
Mon expérience m’amène à penser que les clefs d’une activité bien déléguée reviennent à :
- Briefer la personne sur le contexte général. Pourquoi son action est importante pour atteindre un dessein plus large.
- Présenter l’objectif confié à la personne. L’objectif doit être spécifique, mesurable, atteignable et daté. Expliquer comment le travail de la personne contribue à l’objectif général. Demander à la personne de reformuler l’objectif, les enjeux, les attendus
- Reconnaître et mettre en valeur les résultats et les accomplissements. Suivre et éventuellement contrôler mais savoir laisser faire lorsque c’est possible. Conférer le maximum d’autonomie.
Déléguer une tache c’est respecter la personne (capacité, contraintes, savoir faire) mais également prendre en compte ses appétences c’est à dire donner à faire ce que la personne aime faire.
Un des facteurs de réussite d’une bonne délégation c’est de savoir gérer sa propre frustration de ne pas faire soi-même.
Déléguer pour gagner du temps
On a souvent l’impression que déléguer des activités, surtout si elles sont complexes, prend trop de temps. J’entends souvent des personnes me dire : « si c’est pour l’expliquer à un autre, j’ai aussi vite fait de le faire moi-même ». Le plus souvent cette impression est fausse. Déléguer est certes un investissement mais on a toujours tendance à surévaluer le temps qu’il faut pour passer le relai à quelqu’un. Avec le temps, on se rend compte que cela prend bien souvent moins de temps qu’il n’y paraissait au départ. De plus, une fois qu’on a expliqué un contexte, il n’est plus nécessaire d’y revenir pour les activités suivantes qui relèvent du même contexte. De la même façon, à force de déléguer à une personne, on devient intime avec ses compétences, son savoir-être et sa façon d’appréhender le travail qu’on lui confie. Au fur et à mesure des collaborations avec cette personne, la délégation va très sensiblement s’accélérer aussi bien en termes de passage de relai qu’en ce qui concerne l’obtention des résultats attendus.
Vesta Team propose un cursus de formation pour bien travailler en équipe. La délégation est au cœur de cet enjeu.
Pour plus d’information concernant nos formations et nos accompagnements, n’hésitez pas à me contacter (utiliser le formulaire en base de votre écran).