Dans le cadre de la série d’articles que je rédige actuellement concernant les outils de développement des équipes, je me penche cette semaine sur l’importante question de l’accueil d’un nouvel arrivant en utilisant notamment le Rapport d’Etonnement Positif.
Les questions que se pose un nouvel arrivant
Comment établir des liens solides avec les membres de l’équipe, se constituer son réseau au sein de l’entreprise et échanger avec ses différents interlocuteurs pour mieux les connaître et les comprendre ?
Comment comprendre le rôle de chacun, la façon dont l’équipe s’organise et se régule ?
Comment parvenir à faire un focus particulier sur ce qui sera plus particulièrement de sa responsabilité et sur lequel il devra monter rapidement en compétence ?
Comment lui permettre de s’imprégner de la direction et de la vision dans laquelle s’inscrit l’équipe ?
Comment l’équipe peut-elle bénéficier au mieux du regard neuf que le nouvel arrivant va porter sur elle ?
Porter son regard neuf sur le positif
Pour contribuer à répondre à cette dernière question, certains d’entre vous connaissent certainement la pratique du rapport d’étonnement. Il consiste à permettre au nouvel arrivant d’émettre une appréciation (positive mais aussi critique) et des constats peu après avoir rejoint l’organisation. Il fait notamment part à ses collègues de ce qui le surprend en bien et en mal ; d’où le terme de « rapport d’étonnement » qui en général pratiqué quelques semaines après l’entrée en poste. Dans mon beau métier de coach, j’ai appris (et grand bien m’en a fait !) à mettre davantage l’accent sur le positif que sur ce qui ne va pas et je constate que la critique et le jugement n’apportent pas forcément grand-chose dans ce type d’exercice. Pire encore, la critique ou les références fréquentes à ce que le nouvel embauché connaissait dans son ancienne vie ont tendance à agacer et même parfois à braquer les personnes en place : « d’où sort-il celui-là avec ses leçons ? Je suis dans la boîte depuis un bon moment et je sais comment ça fonctionne ici ».
Questionner les membres de sa nouvelle équipe
Le Rapport d’Etonnement Positif se prépare en allant à la rencontre des membres de l’équipe, en posant tout un tas de questions pertinentes (ou pas peu importe du moment qu’elles sont sincères). Le nouvel arrivant joue (et ça lui va bien) le rôle du candide et c’est cela qui apporte précisément le plus de valeur. Cela oblige ses interlocuteurs à la clarté, la concision, la vulgarisation par rapport à des contextes professionnels qui peuvent s’avérer touffus. On peut presque oser dire que, s’il s’y prend bien, le nouveau joue le rôle du coach : il pose des questions qui peuvent sembler anodines, reformule, approfondit, challenge gentiment (ou même profondément) … Cela oblige ses interlocuteurs de sortir de leur zone de confort tout en devant faire un effort pour se consacrer à l’essentiel et exprimer le pourquoi de leurs activités.
Partager les constats
Si la phase d’observation du Rapport d’Etonnement Positif a son intérêt par son pouvoir de clarification et de challenge pour les collaborateurs en place, la phase de restitution permet à l’ensemble de l’équipe d’en apprendre beaucoup sur elle-même. Cette seconde phase a également un effet dynamisant car le focus est encore une fois porté sur le positif. Le nouveau collaborateur va exprimer à l’équipe ce qu’il a perçu comme étant ses points forts, là où elle performe bien et pourquoi. C’est un miroir bienveillant tendu à l’équipe qui lui permet de prendre conscience de ses forces mais également d’entrevoir éventuellement des angles morts qu’un œil neuf peut percevoir. L’exercice peut donc avoir le double intérêt de permettre de célébrer nos savoir faire, succès et qualités mais également de nous révéler des points forts dont nous n’avions pas conscience. Quel cadeau !
Les membres de l’équipe peuvent alors réagir au rapport d’étonnement en exprimant les émotions qu’ils ressentent par rapport à des éléments précis de ce qui a été présenté pour confirmer, renforcer ou cultiver certaines bonnes pratiques. Cet exercice peut également constituer un excellent point de départ pour améliorer et diffuser largement les meilleures façons de fonctionner.
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