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Oubliez un instant la technique, DevOps est avant tout une aventure humaine

Depuis plusieurs années que j’accompagne les plus grands comptes dans leur démarche DevOps en compagnie de mon collègue Sylvain Gautier, je me rends compte que la plupart de nos clients sont déjà bien engagés dans la mise en œuvre des solutions techniques leur permettant d’outiller leur pipeline. Les standards de fait ont émergé et nos clients semblent s’y retrouver dans l’offre proposée (finalité et couverture fonctionnelle).
Il est cependant un domaine qui semble aujourd’hui plus ardu à aborder car il remet en cause les modes de fonctionnement (silos, mode ticket, faible collaboration).

Vous qui avez entamé (ou qui êtes sur le point d’entamer) une démarche DevOps, ce court article vous invite à vous focaliser sur 5 objectifs pragmatiques pour transformer de façon durable la culture de la collaboration au sein de votre organisation informatique et avec le métier.

Objectif n°1 : les exécutifs doivent sponsoriser la démarche en toute connaissance de cause et leurs préconisations doivent être prises en compte

Moyens d’y parvenir : sensibiliser les décideurs aux tenants et aboutissants de la démarche DevOps et recueillir leurs enjeux et contraintes.

Objectif n°2 : permettre aux équipes de mesurer ce que l’on peut attendre d’une démarche DevOps

Moyens d’y parvenir : Partager avec les équipes ce que sont les grandes lignes du DevOps (principes et bonnes pratiques notamment) sur un plan organisationnel et fonctionnel.

Objectif n°3 : définir une cible motivante et la partager pour que chacun s’inscrive dans la démarche

Moyens d’y parvenir : exprimer les objectifs de la mise en place du DevOps, identifier les priorités pour y parvenir de façon pragmatique et établir la roadmap.

Objectif n°4 : monter en maturité sur la cohésion, l’organisation et les pratiques agiles / DevOps

Moyens d’y parvenir : proposer des ateliers pour renforcer la cohésion, co-construire l’organisation cible et bâtir des plans de progrès pragmatiques.

Objectif n°5 : permettre à la nouvelle organisation d’acquérir l’autonomie nécessaire pour poursuivre sa progression

Moyens d’y parvenir : Former des coachs internes DevOps pour donner la capacité à la nouvelle organisation d’accompagner par elle-même équipes et individus.

Qui sommes-nous ? : nous sommes 2 coachs très expérimentés qui accompagnons depuis plusieurs années les plus grands groupes à faire progresser leur démarche DevOps et à en tirer le maximum de bénéfices :

sensibilisation des dirigeants et formation des équipes
définition des objectifs et de la roadmap DevOps
accompagnement à la montée en maturité agile et DevOps des équipes
formation des coachs DevOps de la nouvelle organisation.

Coach d’équipe et ancien dirigeant d’une practice Conseil en DevOps et management de l’IT, Loïc anime des ateliers d’intelligence collective visant à rendre les équipes plus autonomes.
Passionné par la réussite collective des projets, Sylvain est un coach agile et DevOps qui accompagne les projets DevOps de toutes tailles.

Dynamique d’équipe et harmonie au travail

Depuis de nombreuses années, je travaille avec des équipes constituées pour leur permettre de définir et faire aboutir leurs projets mais également pour qu’elles puissent exprimer et formaliser qui elles sont et ce qu’est leur mission. Cet article détaille les étapes pour favoriser une bonne dynamique d’équipe et l’harmonie au travail.

Exprimer le ressenti

Les attentes des équipes relèvent souvent des mêmes préoccupations. Tout d’abord, les membres de l’équipe souhaitent être entendus dans leurs craintes, leurs frustrations mais aussi leurs attentes et les objectifs qu’ils poursuivent. Il est primordial, lorsque l’on travaille avec une équipe, de permettre à ses membres d’exprimer et de partager ces éléments de ressenti. Cela peut se faire soit individuellement comme préalable au travail d’équipe, soit en tout début des échanges de groupe de façon à exprimer ces non-dits qui peuvent avoir perduré depuis longtemps avant de pouvoir enfin s’exprimer. Trouver un début de solution pour atténuer les irritants ou tenter de subvenir aux besoins est une des premières étapes pour établir la dynamique du groupe et l’harmonie au travail. Il s’agit bien souvent de transformer de la frustration en une dynamique pour nourrir le débat.

Bien souvent, certains individus restent en retrait ou ne donnent pas le meilleur tout simplement parce qu’ils se sentent frustrés de ne pas être entendus ou de ne pas obtenir ce dont ils ont besoin. Le groupe se montre souvent à même de trouver des solutions par la force de la réflexion collective structurée et la synergie que permet le travail en commun. Même s’il ne s’agit parfois que de pistes en vue d’identifier une solution définitive, un suivi ultérieur rigoureux des actions décidés en groupe permet d’assurer que la piste est correctement explorée en vue d’identifier et de mettre en oeuvre des solutions pérennes.

Définir la mission

Second élément important pour établir la dynamique de l’équipe et l’harmonie au travail : définir clairement la mission de l’équipe. Cela peut paraître aller de soi mais je constate que rares sont les équipes dont chacun des membres est capable d’énoncer clairement la mission.

À la mission principale qui s’applique à tous, doit bien souvent s’ajouter des missions spécifiques vis à vis des principales entités internes et externes avec lesquelles l’équipe interagit. Ainsi, une direction commerciale aura-t-elle une mission tournée vers la promotion et la vente vis à vis de ses clients externes et une mission de production d’un provisionnel de chiffre d’affaires vis à vis de la direction générale. Ces quelques phrases définissant la mission de l’équipe vis à vis de ses principaux interlocuteurs agissent comme une étoile polaire (« polar star » comme disent les anglo-saxons) qui permet à chaque membre de l’équipe de se positionner précisément par rapport à ce qui est attendu de son équipe et à chaque entité tierce travaillant avec l’équipe de savoir ce qu’elle peut et doit en attendre.

Des rôles clairs favorisant l’autonomie

Le troisième élément structurant pour assurer efficacité et fluidité dans le travail de l’équipe est la définition des rôles de ses membres. Les rôles sont génériques, ils ne sont pas liés aux personnes. Dans nombre d’organisations, on confond bien souvent le rôle et le poste; l’ensemble étant de plus confondu avec la personne occupant ledit poste. On se retrouve ainsi avec des fiches de postes qui regroupent de nombreux rôles différents et sont extrêmement adhérents à la personne qui occupe le poste.

Il est souhaitable, au contraire, que les rôles soient aussi atomiques et auto-porteurs que possible. Chaque membre peut, bien évidemment, détenir plusieurs rôles qui constituent l’ensemble de ses responsabilités mais leur confère un caractère flexible et souple : en cas de modification du contexte, il est facile d’attribuer l’un de ses rôles à une autre personne puisqu’il est explicitement décrit (voir l’article que j’ai récemment publié sur l’importance de la définition des rôles). À l’inverse, une description trop précise des rôles peut nuire fortement à la fluidité des échanges inter-personnels et à la complétude des taches confiées à l’équipe par une forme de « bureaucratisation » des échanges.

Identifier les interactions

Une fois que la mission de l’équipe est définie et que les différents rôles ont été affectés à ses membres, il est important d’expliciter la façon dont l’équipe va interagir avec l’extérieur et selon quels processus. Il n’est pas nécessaire de définir précisément l’ensemble des processus car cela peut contribuer à figer l’organisation de l’équipe dans des schémas trop rigides (et tomber là aussi dans une forme de bureaucratie néfaste). Laisser de la latitude à chaque équipiers pour organiser son travail et prendre ses responsabilités conformément aux rôles qui lui sont attribués permet de fluidifier le travail de chacun et renforce solidarité et autonomie au sein de l’équipe.

En revanche, formaliser la nature, la finalité et les modalités des échanges entre l’équipe et son écosystème permet d’adapter au mieux le fonctionnement interne aux flux entrants mais également d’optimiser la production des livrables de l’équipe pour qu’ils soient disponibles au moment où ses consommateurs externes en ont besoin.

Donner les moyens d’évoluer

Les deux derniers aspects de la dynamique de l’équipe et de l’harmonie au travail sont des classiques pour accompagner l’équipe dans sa transformation : il s’agit de la feuille de route et de la gouvernance. La feuille de route permet à chacun des membres de l’équipe de visualiser les principales étapes de la transformation, les jalons et les activités à réaliser pour y parvenir. La définition de la gouvernance (notamment la description des comités réguliers) permet à l’organisation d’évoluer dans ses différentes composantes : produits/services, processus, budget… de façon structurée et formalisée en suivant des étapes prédéfinies pour la prise de décision : proposition, instruction, arbitrage.

Disposant d’un tel cadre structurant et laissant toutefois suffisamment d’espace de liberté pour évoluer et se développer, l’équipe gagne en autonomie et chacun peut y trouver sa place en contribuant à son évolution. La responsabilisation individuelle et collective est un bon terreau pour développer la motivation qui amène au plaisir à travailler ensemble et à l’harmonie au travail.

Ménagez-vous suffisamment d’espace à votre équipe pour lui permettre d’exprimer d’éventuels ressentis pour en faire quelque chose de constructif ?

Que mettez-vous en œuvre pour définir et communiquer une mission inspirante à votre équipe ?

Les principes de définition et de maintenance de vos règles de fonctionnement sont-ils clairs pour tous ?

Je vous propose de vous accompagner dans l’organisation et l’animation de séminaires d’équipe visant à élaborer le cadre dont il est question dans cet article. Pour prendre contact avec moi, vous pouvez utiliser le formulaire de contact en bas de page.

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Travail d’équipe, travail d’orchestre

Des rôles clairs, une organisation efficace

Conférer de l’autonomie aux acteurs de la transformation

Un séminaire pour lancer la transformation

J’évoquais, dans un récent article, la préparation d’un séminaire dont l’objectif était de détailler l’organisation d’une direction opérationnelle dans le cadre d’une transformation très profonde de ses modes de fonctionnement.

Déroulé du séminaire

Ce séminaire de 3 jours a rassemblé plus d’une vingtaine de personnes de nationalités différentes (français, américains et chinois notamment). Pendant ces trois jours, et après avoir pris le temps de recueillir les attentes de chaque participant, nous avons :

permis à chacun de s’exprimer le plus librement possible (mais en utilisant une approche structurée) sur cet important projet de transformation à venir
demandé à chaque manager de présenter l’organisation cible de son entité en mettant l’accent sur les interactions avec les autres entités
effectué une revue des macro-activités des processus métier en mettant en lumière responsabilités et participations des différentes entités
finalisé l’organisation et ébauché la gouvernance (nous avons notamment listé les comités nécessaires et leurs objectifs)
tracé la feuille de route en demandant à chaque entité de mettre en cohérence ses principales échéances avec celles des autres départements
mis en évidence les principaux impacts de la transformation sur les équipes à l’intérieur et à l’extérieur de la direction et identifié les moyens d’en limiter au maximum les effets négatifs.

Fort d’expériences similaires vécues dans d’autres contexte, je retire de ces séminaires quelques convictions qui sont autant de points d’appui appréciables pour sécuriser le bon déroulement de ce type d’événements.

Permettre à chaque participant d’exprimer son ressenti

Il est très important de ménager un espace de liberté pendant le séminaire pour que chacun des participants soit en mesure d’exprimer librement son enthousiasme, ses doutes, ses craintes ou ses envies. C’est en quelque sorte la soupape de sécurité du séminaire. Si les participants sont sous la pression de quelque chose qu’ils souhaitent dire ou exprimer, ils ne seront jamais pleinement disponibles pour travailler aux thématiques proposées, obnubilés qu’ils seront par le ressenti positif ou négatif qu’ils ruminent.

Pour permettre de libérer ce ressenti, j’utilise bien souvent (et avec un succès non démenti !) la technique des 6 chapeaux mise au point par Edward de Bono. Il s’agit de décrire une situation selon 5 points de vues différents avant d’en faire la synthèse (à travers le 6ème chapeau). Tout se passe comme si l’on revêtait une attitude en portant tour à tour l’un des 5 chapeaux : factuel, négatif, positif, porté sur l’avenir ou basé sur les impressions et le ressenti. Le fait de dédier un temps à chaque attitude permet de se livrer davantage et d’aller au fond de chaque façon de penser. J’ai utilisé cette technique dans ce séminaire en particulier pour faire émerger l’ensemble des objections, craintes, espoirs, perspectives que portent les participants vis à vis du projet.

Les 6 chapeaux sont un moyen incomparable pour permettre à chacun de s’exprimer de façon structurée sur un sujet donné ou pour faire prendre une décision concertée à un groupe.

Baser la construction de l’organisation cible sur les interactions entre les entités

Bien souvent, les entités constitutives d’une direction savent assez précisément ce que l’on attend d’elles et ce qu’elles doivent produire. Ce qui est souvent moins clair c’est de qui elles tiennent les informations dont elles ont besoin et comment et dans quel ordre précis elles interagissent avec ceux qui reçoivent leurs productions. C’est pourquoi il est important, non seulement de déterminer précisément les rôles et les activités, mais également les interactions. C’est la raison pour laquelle l’exercice qui consiste à définir qui est responsable et qui participe aux activités des principaux processus permet de mettre en lumière les échanges et les dépendances entre la production d’une équipe et son écosystème.

Mettre en évidence les grandes étapes de la transformation

C’est le rôle de la feuille de route. Elle a un double objectif : mettre en évidence les principaux jalons, livrables et dépendances, mais également permettre à tout un chacun de visualiser (littéralement avoir sous les yeux) une ligne de temps comportant les principales étapes et les principaux résultats intermédiaires pour parvenir à la cible. De ce point de vue, l’utilisation d’un grand poster (brown paper pour les initiés) et de post-its pour matérialiser les phases et les livrables permet de construire un plan projet visuel (qui fait le plus souvent quelques mètres de long tout de même). C’est l’effet psychologique d’être en mesure de visualiser le projet dans son ensemble qui est déterminant. Lors de séminaires comme celui que je viens d’animer, chaque participant voit pour la première fois le projet se dessiner devant lui. Il devient palpable, tangible avec son début, sa fin et l’ensemble de ses étapes dont l’enchaînement est le fruit d’un travail collectif.

Les clefs de la réussite d’un tel séminaire

Repenser l’organisation pour l’adapter à une transformation profonde, c’est bien souvent l’objectif des séminaires que j’organise et que j’anime pour mes clients. Cela passe par la mise en place d’un espace privilégié pour permettre à chacun de s’exprimer et de disposer d’une écoute bienveillante, mais aussi par l’organisation d’ateliers de travail structurés pour recueillir et être en mesure de pouvoir exploiter au mieux le fruit des débats en séance.

Lors de ces événements, Il est primordial de faire preuve d’une grande souplesse quant à la teneur et au choix de la séquence des travaux qui sont à l’ordre du jour. Il ne faut jamais oublier que tout séminaire doit être avant tout au service de l’équipe. C’est à l’équipe de décider de ce qu’il convient de traiter compte tenu des propositions qui lui sont faites. Laisser suffisamment d’autonomie et de marges de manoeuvre au groupe tout en apportant structure et méthodologie, tel est le rôle de l’animateur d’un séminaire d’organisation réussi.

Je me tiens à votre disposition pour étudier avec vous comment transformer votre organisation en vous appuyant sur ce moment de partage privilégié d’échange et de construction avec votre équipe.

Conférer de l’autonomie aux acteurs de la transformation

Beaucoup de projets importants doivent bénéficier d’un dispositif d’accompagnement pour être efficacement déployés. Ceci est notamment nécessaire pour permettre à ceux qui doivent implémenter et utiliser les produits et services issus du projet de bien en comprendre et s’en approprier les contraintes et les bénéfices. L’objectif de l’accompagnement est de permettre à ces acteurs d’identifier la façon de concilier leurs objectifs personnels et ceux de leurs équipes avec les contraintes, jalons et activités de déploiement dudit projet.

Sans pour autant être un théoricien de la conduite du changement, j’ai eu le plaisir de concevoir et diriger d’importants dispositifs d’accompagnement au changement. Cet article est l’occasion pour moi d’aborder l’accompagnement de la transformation en conservant suffisamment d’autonomie à l’individu et aux équipes qui seront impactés par la transformation.

Illustration par l’exemple

Pour illustrer mon propos, je vais vous raconter l’histoire d’un important projet de transformation auquel j’ai eu le plaisir de participer. En 2008, le gouvernement a lancé la phase opérationnelle de mise en place du passeport biométrique en France. Outre l’aspect biométrique de ce nouveau titre qui a provoqué quelques polémiques (existence d’un fichier avec les empreintes des détenteurs de passeport, existence d’une puce RFID sur le titre…), ce nouveau passeport comportait de nombreuses innovations dans la relation entre l’usager et l’administration. Ces innovations ont introduits de nombreux changements, pour les usagers bien sûr, mais également pour les parties prenantes en charge de collecter et de traiter les demandes de passeport (principalement les mairies et les préfectures). Parmi les principaux impacts, les agents et leur encadrement ont dû prendre en charge la prise de photos sur place (qui a fait long feu depuis), la prise d’empreinte, le changement des lieux de recueil des demandes, la saisie informatique et la télé-transmission du dossier dématérialisé.

Après avoir conçu un plan de communication à destination des mairies et des préfectures, j’ai été en charge du déploiement du programme pour une partie importante du territoire national. Mon rôle consistait à accompagner la déploiement des processus et des dispositifs techniques de recueil des demandes en portant un accent tout particulier aux grandes villes et aux préfectures avec lesquelles j’entretenais des liens réguliers. Je devais informer, sensibiliser, rassurer, aider mes interlocuteurs à résoudre des problèmes logistiques rencontrés lors du déploiement et enfin coordonner l’assistance aux premiers utilisateurs lors du démarrage du recueil des passeports.

A la lumière de cette expérience qui m’aura conduit à visiter physiquement au moins deux fois la trentaine de préfectures et la quarantaine de grandes villes dont j’avais la charge à l’ouest et au sud de la France (et je ne compte pas les sous-préfectures et les villes moyennes ou petites qu’il a fallu rencontrer!), je tire aujourd’hui des enseignements sur la façon de combiner le cadre global d’un programme comme celui-ci avec les adaptations nécessaires pour qu’il soit implémenté avec succès au niveau local.

Adopter pour pouvoir adapter

Adopter le programme c’est en comprendre les objectifs, les bénéfices, les contraintes, les principaux jalons, ce qui est attendu de chacun et les conséquences pour les utilisateurs du nouveau système. A ce titre, la communication tient un grand rôle. Lorsque l’on est en passe d’implémenter une transformation importante qui va changer la façon de travailler de milliers de personnes (c’était notamment la cas pour le nouveau passeport), il est important de combiner information descendante et présentations en face à face pour permettre aux parties prenantes de s’informer sur le programme mais également de poser des questions et de traiter les irritants ou certaines croyances infondées relatives au projet. La communication doit donc être bi-directionnelle : il est au moins aussi important de fournir de l’information que de capter le ressenti et les commentaires terrain pour pouvoir les exploiter et faire évoluer le programme. C’est une phase essentielle de l’adoption qui permet de faire la juste part des choses (entre attentes, fantasmes, contraintes, bénéfices) et de comprendre ce que chacun doit faire pour que le programme fonctionne et porte ses fruits.

Conférer de l’autonomie pour décliner le projet localement

Localement, les acteurs ont besoin d’espace de la part du programme central pour prendre en compte leurs propres contraintes dans le déploiement du nouveau système. Ainsi, dans le cas du passeport, certaines mairies ont fait le choix d’entreprendre d’importants travaux dont le déclencheur était la mise en oeuvre du nouveau passeport (pour permettre la prise de photo par exemple) mais qui ne se limitaient pas strictement à cela. Ces mairies en ont profité pour refaire l’aménagement de l’accueil de l’état civil et on dû composer les échéances de ces chantiers avec la date de démarrage du nouveau passeport dans leur commune. Elles l’ont fait dans le respect des contraintes temporelles imposées par le programme et en respectant le cahier des charges techniques lié notamment au dimensions et caractéristiques des nouveaux dispositifs à installer.

Cela illustre qu’il est possible de tirer parti d’un programme de transformation au niveau local au delà des ambitions affichées, au niveau global, par le programme.

Adapter c’est également faire preuve de créativité pour, par exemple, introduire de nouveaux modes d’organisation qui maximisent les bénéfices du nouveau projet. Dans le cas du passeport, de nombreuses mairies ont mis en oeuvre un système de rendez-vous qui permet aujourd’hui, outre de rationaliser le temps de collecte des demandes par les agents, de diminuer sensiblement le temps d’attente des usagers.

Chaque projet comporte son lot d’opportunités d’adaptations au contexte local qui permettent de combiner meilleure efficacité et facilité d’adoption et de mise en oeuvre. C’est un peu comme si le programme amenait un cadre, un cahier des charges, et que l’implémentation y donnait vie à travers la prise en compte des particularités et des opportunités locales.

Transformer de l’intérieur

Pour que la transformation apportée par le projet soit un succès, il faut combiner au moins trois éléments qui sont davantage liés à l’état d’esprit qui anime chaque personne impactée par le changement :

que le projet ait un sens pour ceux qui le mettent en oeuvre localement, que les bénéfices proposés constituent de vrais bénéfices dans leur propre contexte
qu’a un moment donné, chaque acteur ait eu l’opportunité de s’exprimer sur ses contraintes, ses doutes et ses croyances par rapport au projet
que la réussite du projet aille, autant que faire ce peut, dans le sens de l’atteinte de certains objectifs personnels des parties prenantes.

Il est parfois nécessaire d’accompagner individuellement certains acteurs pour leurs permettre d’inscrire la réussite du projet dans l’agenda de leur propre progression ou de celle de leur équipe. Dans un grand nombre de cas, on fait appel au potentiel d’adaptation du projet au contexte individuel mais également, à l’inverse, à la capacité de chacun à s’adapter aux contraintes apportées par le projet.

Ce type d’accompagnement est souvent mis en oeuvre pour le niveau d’encadrement intermédiaire (middle management ou chefs d’équipe) qui est un maillon essentiel de transmission des directives centrales au niveau local et de remontée des retours terrain vers le programme.

Chaque grand programme de transformation gagnerait à systématiser les éléments clefs (dont il est question dans cet article) au sein de son dispositif de conduite du changement :

Remonter les messages provenant du terrain lors de réunions d’informations laissant la grande place au dialogue
Mettre en place des mécanismes permettant d’adapter le programme aux réalités locales
Proposer l’accompagnement individuel des acteurs qui ont besoin de faire le lien entre leurs propres objectifs et les apports du programme.

Que mettez-vous en oeuvre pour capter le ressenti terrain à chaque phase importante d’un programme de transformation ?

Comment gérez-vous l’articulation global / local d’un tel programme ?

Parvenez-vous à tirer parti du potentiel d’adaptation de votre programme aux contextes locaux ?

Quels moyens donnez-vous aux parties-prenantes d’inscrire leurs objectifs propres dans le cadre du changement ?

VestaTeam propose aux entreprises de toutes tailles de faire levier sur leurs projets de transformation pour conférer une plus grande autonomie à leurs collaborateurs et à leurs équipes.

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